Кадровый дефицит в бэк-офисе: как снизить нагрузку без расширения штата

Компании обрабатывают всё больше счетов, актов, накладных, договоров, заявлений, обращений и кадровых документов. При этом количество сотрудников бухгалтерии и операционных подразделений часто остаётся прежним.

В результате растут очереди, увеличиваются сроки обработки, сотрудники тратят значительную часть рабочего времени на перенос реквизитов и проверку однотипных данных. Расширение штата может временно снять нагрузку, но не устраняет саму причину проблемы — зависимость процесса от большого объёма ручных операций.

Альтернативный подход — автоматизировать типовые действия, а специалистам оставить контроль результатов, обработку исключений и принятие решений.

Бэк-офис под двойным давлением

Бэк-офис одновременно сталкивается с двумя ограничениями:

  • объём входящих документов увеличивается;
  • нанимать и удерживать специалистов становится сложнее.

Особенно заметна нагрузка в подразделениях, где сотрудники ежедневно выполняют повторяющиеся действия:

  • принимают документы из разных каналов;
  • определяют их тип;
  • находят необходимые реквизиты;
  • переносят сведения в учётные системы;
  • проверяют заполнение обязательных полей;
  • сопоставляют данные со справочниками;
  • распределяют документы между ответственными;
  • возвращают документы на уточнение.

Количество таких операций может резко возрастать в конце месяца, квартала или отчётного периода. При этом требования к срокам и качеству обработки сохраняются.

Если процесс остаётся полностью ручным, рост документооборота неизбежно приводит к увеличению нагрузки на сотрудников.

Нанять людей или изменить процесс

Расширение штата кажется наиболее очевидным решением. Однако при большом объёме типовых операций оно не всегда эффективно.

Нагрузка распределяется неравномерно

Поток документов может меняться в течение месяца. Во время пиков сотрудники перегружены, а в более спокойные периоды дополнительный ресурс используется не полностью.

Наём требует времени

Нового специалиста необходимо найти, оформить и обучить. Ему потребуется время, чтобы разобраться во внутренних регламентах, видах документов и используемых информационных системах.

Вместе со штатом растут расходы

Увеличивается не только фонд оплаты труда. Компании необходимо организовать рабочие места, обучение, управление, проверку результатов и контроль качества.

Ручной труд сложно масштабировать

Чтобы обработать больше документов, приходится пропорционально увеличивать количество сотрудников. При этом производительность каждого специалиста остаётся ограниченной.

Монотонные операции повышают риск ошибок

При постоянном ручном переносе реквизитов сотрудники могут пропускать поля, допускать опечатки, выбирать неправильные значения из справочников или повторно регистрировать документы.

Поэтому до открытия новых вакансий стоит определить, какие операции действительно требуют участия человека, а какие можно автоматизировать.

Три контура работы с документами

Процесс обработки входящего потока можно разделить на три контура.

Типовые операции

К первому контуру относятся повторяющиеся действия с понятными правилами:

  • классификация документа;
  • распознавание текста;
  • извлечение реквизитов;
  • проверка заполнения полей;
  • сопоставление со справочниками;
  • подготовка данных для передачи в учётную систему.

Такие операции могут выполняться автоматически.

Исключения

Не все документы соответствуют установленным шаблонам. Могут встречаться:

  • изображения низкого качества;
  • нестандартные формы;
  • отсутствующие реквизиты;
  • расхождения между документом и справочником;
  • неоднозначно распознанные данные;
  • неполные комплекты документов.

В таких случаях система направляет документ сотруднику на проверку. При этом специалист получает уже извлечённые сведения и информацию о найденных расхождениях.

Контроль

За сотрудниками остаются задачи, в которых необходимы знания и ответственность:

  • проверка спорных данных;
  • обработка нестандартных документов;
  • принятие решений по расхождениям;
  • контроль качества;
  • настройка правил обработки;
  • анализ причин ошибок.

Автоматизация не исключает человека из процесса. Она сокращает объём ручной работы и позволяет специалистам сосредоточиться на сложных случаях.

Какие процессы автоматизировать первыми

Начинать лучше с процессов, в которых есть большой объём однотипных документов и повторяющаяся последовательность действий.

Основными кандидатами на автоматизацию могут стать следующие направления.

Первичная и финансовая документация

Счета, акты, накладные и другие документы содержат набор реквизитов, которые сотрудники регулярно переносят в учётные системы.

Автоматизация позволяет распознавать документы, извлекать необходимые поля, проводить проверки и подготавливать данные для дальнейшей обработки.

Входящая корреспонденция

Письма, заявления и сопроводительные документы необходимо зарегистрировать, классифицировать и направить ответственному сотруднику.

Часть этих операций можно выполнять автоматически на основании типа документа, отправителя, темы или извлечённых реквизитов.

Обращения и заявки

Из входящих обращений можно извлекать сведения о заявителе, номере договора, теме обращения, дате, контактных данных и других параметрах.

После обработки информация передаётся в корпоративную систему или направляется ответственному подразделению.

Договоры и приложения

При обработке договоров сотрудники могут вручную переносить:

  • номер и дату договора;
  • сведения о сторонах;
  • срок действия;
  • сумму;
  • реквизиты;
  • другие необходимые параметры.

Автоматизация помогает извлекать заданные сведения и сокращать время первичного ввода.

Кадровые документы

Рутинные операции возникают при обработке анкет, заявлений, удостоверяющих документов, приказов и других материалов кадрового учёта.

Система может классифицировать поступившие документы, извлекать данные и направлять спорные случаи специалисту.

Как ContentCapture автоматизирует обработку документов

ContentCapture предназначен для потоковой обработки бумажных и электронных документов.

Процесс может быть организован следующим образом:

  1. Документы поступают в систему из заданных источников.
  2. ContentCapture определяет тип каждого документа.
  3. Система распознаёт содержимое и извлекает необходимые данные.
  4. Полученные сведения проходят заданные проверки.
  5. Неоднозначные или спорные результаты направляются сотруднику на верификацию.
  6. Подтверждённые данные передаются в учётную или корпоративную систему.

Для каждого проекта определяются собственные правила:

  • какие документы необходимо обрабатывать;
  • какие реквизиты извлекать;
  • какие проверки выполнять;
  • когда требуется участие сотрудника;
  • куда передавать результат;
  • какие данные сохранять для контроля и отчётности.

Верификацию также можно выстроить по-разному. Например, направлять сотрудникам все документы, только документы с низкой уверенностью распознавания или только случаи, в которых обнаружены расхождения.

Такой подход позволяет сохранить необходимый уровень контроля и одновременно уменьшить объём ручной обработки.

Как измерить текущую нагрузку

Перед автоматизацией необходимо зафиксировать исходные показатели. Это позволит определить реальный масштаб проблемы и впоследствии оценить результат проекта.

Объём документов

Следует определить:

  • сколько документов поступает за день, неделю и месяц;
  • какие виды документов встречаются чаще всего;
  • как меняется объём в пиковые периоды;
  • сколько страниц содержится в одном документе;
  • из каких каналов поступают документы.

Время обработки

Важно измерить не только общее время, но и отдельные этапы:

  • приём документа;
  • классификацию;
  • поиск реквизитов;
  • перенос данных;
  • проверку;
  • исправление ошибок;
  • передачу следующему ответственному.

Размер очереди

Необходимо учитывать количество документов:

  • ожидающих обработки;
  • находящихся на проверке;
  • возвращённых на уточнение;
  • обработанных с нарушением установленного срока.

Качество данных

Можно отслеживать:

  • долю документов с ошибками ввода;
  • количество неполных записей;
  • число возвратов на исправление;
  • повторную регистрацию документов;
  • расхождения со справочниками;
  • количество ручных корректировок.

Трудозатраты

Для оценки нагрузки стоит определить:

  • сколько сотрудников участвует в процессе;
  • сколько времени они тратят на обработку документов;
  • сколько документов приходится на одного специалиста;
  • какая часть рабочего времени уходит на повторяющиеся операции.

Соблюдение сроков

Отдельно оценивается доля документов, обработанных в пределах внутреннего регламента или установленного SLA.

Как оценить эффект автоматизации

После запуска пилотного проекта исходные показатели сравниваются с результатами автоматизированной обработки.

Основными метриками могут быть:

  • среднее время обработки документа;
  • количество обработанных документов на одного сотрудника;
  • доля документов, обработанных без ручного ввода;
  • количество документов, направленных на проверку;
  • размер очереди;
  • доля ошибок;
  • количество повторных корректировок;
  • соблюдение внутренних сроков;
  • трудозатраты на обработку одного документа.

Необходимо оценивать не только скорость. Автоматизация также может сделать процесс более предсказуемым, уменьшить зависимость от отдельных сотрудников и сократить количество однотипных действий.

С чего начать автоматизацию бэк-офиса

Необязательно автоматизировать весь документооборот одновременно. Рациональнее выбрать один процесс с понятными границами и измеримым результатом.

На первом этапе необходимо ответить на несколько вопросов:

  1. Какие документы создают наибольшую нагрузку?
  2. Сколько таких документов поступает за месяц?
  3. Из каких источников они поступают?
  4. Какие операции сотрудники выполняют вручную?
  5. Какие реквизиты необходимо извлекать?
  6. По каким правилам проверяются данные?
  7. В какую систему должен передаваться результат?
  8. Какие случаи требуют обязательной проверки человеком?
  9. Какие показатели будут использоваться для оценки проекта?

После этого можно определить границы пилота, подготовить примеры документов и настроить сценарий обработки.

Оцените потенциал автоматизации

Кадровый дефицит в бэк-офисе не всегда требует немедленного расширения штата. В ряде процессов значительную часть нагрузки создают однотипные действия, которые можно передать системе.

ContentCapture помогает автоматизировать классификацию и распознавание документов, извлечение и проверку данных, а также передачу результатов в корпоративные системы. Сотрудники при этом сосредотачиваются на контроле и обработке исключений.

Для подбора решения ContentCapture и предварительной оценки проекта в Казахстане направьте запрос в отдел дистрибуции ТОО «ИнфоСофтПром»: dist@1c.kz

Специалисты помогут определить подходящий сценарий, сформировать требования к автоматизации и организовать взаимодействие с разработчиком.

Возврат к списку